Kokkuvõtted
Kokkuvõte testitavatest, NSILMa disainispint 03.01.2023
Viimasel disainisprindi päeval oli kaasatud 5 testitavat - 3 enesehindaja rollis ja 2 välishindaja rollis.
Enesehindajad
Enesehindajateks olid kolm omavalitsuse noorsootöötajat – Jõgeva, Tori ja Kuusalu vald.
Jõgeva tõi välja, et nende hindamisprotsess venis väga pikaks. Nad tegid küll ajatabeli aga teised tööülesanded tulid vahele ja näiteks unustasid 1:1 intervjuud ära, mida algselt plaanisid teha. Meeldetuletused ja süsteemne planeerimine lihtsustaks protsessi. Küsitluste osas peaks kaasama rohkem inimesi puhtalt selle perioodi jooksul, nt noortekeskuste töötajaid.
Oli soov, et kui muudatused on meeskondades, ajakavas tehtud, mingi osa protsessist on läbitud, siis võiks minna automaatne teavitus teistele meeskonna liikmetele. KOV juhtimislaud võiks olla personaliseeritav, oht sellega aga tekib, et kas võib midagi vajalikku ära peita sellega.
Väga meeldib, et enesehindaja kirjeldus ja välishindaja tagasiside on kõrvuti, see teeb töö lihtsamaks. Üldiselt peaks süsteem olema paindlik, peaks saama igal ajal pooleli jätta ja teinekord jätkata. Kui on kohustuslikud väljad, siis nende esiletoomine peaks olema lõpus, mitte täitmise ajal.
Vormidel on ootus automaatseks salvestamiseks, et ei peaks ise nupust salvestama, misiganes kunagi võib juhtuda. Vormil hinnati väärtuslikuks eelmise enesehindamise alaeesmärkide arenduseesmärkide ja tegevuskava kuvamine. See on hea, et on kohe silma all ja ei pea otsima.
Leiti, et ühine töölaud oleks parem, et üks saab ühe ja teine teise lahtri täita. Excel on väga tüütu ja lahtrid on väikesed ja koguaeg peab kerima (eriti laptopis). Kõige suurem oht, kui keegi muudab midagi olulist tabelis ära, nt valemis.
Mõisted ja selgitused võiksid olla abitekstina olemas ja juhendmaterjalides võiks olla ka näiteid, et inimestel tekiksid lihtsamini seosed, nt kes on noorsootöötaja. Tihti on sellest teadmisest puudu. Lisaks on oluline rõhutada, et puudujääkide näitamine on oluline osa enesehindamisest ja seda tehakse enda valla jaoks ja selleks, et olukorda paremaks muuta. Tulemusindikaatorite juures valemi selgitused (x, y tähendused jne).
Päevakava peaks olema ajakava juures (ilmselt hindamisplaani osa).
KOV juhtimislaud – hea, et saab vaadata ka eelmisi hindamisi ja ka KOV profiile eelmistest hindamistest. Tekitas segadust, et välishindamise alt näen tagasisidet aga ootamatu oli, et peab kohe arenduseesmärke, tegevusi ja vastutajad määrama hakkama.
Kokkuvõte ja tulemused eesmärkide kaupa, peaks olema kasutatud valgusfooride värve. Küsimus, kas kommentaaride lahter on üldse vajalik. Süsteemis võiks saada tagasi liikuda ka brauseri back nupuga, tihti see ei tööta aga inimesed tahavad nii liikuda.
Meeldis edenemist jälgida protsentuaalselt, kas alaeesmärkide lõikes on kõik täidetud.
Hindamisplaani kalender, võiks ühilduda Google kalendriga.
Välishindajad
Välishindajatena olid kaasatud ENKi ja Viimsi valla esindaja Kadi Bruus ja Viljandi vald.
Hindajaks saab kas KOV kutse alusel või ENKi loodud Facebooki grupis.
Kõik vajalik taustainfo võiks olla töölauale lisatud, et välishindajad ei peaks ise neid otsima (erinevad lingid kodulehtedele). Oluline abi hindamisel on see, kui andmed tulevad vormidele automaatselt infosüsteemidest, nt EHISest.
Juhtimislaua menüü tundus mõlemale isikule loogiline. KOV profiil võiks olla juhtimislaual eraldi välja toodud, see peaks olema osa hindamisprotsessist ja fikseeritud seis peab olema salvestatud eelnevate hindamiste juures.
Päevakava kokkuleppimine ja meeskonna kinnitamine võiks toimuda meeskonna ja ajakava lehel (hindamisplaanil). St pigem infosüsteemi, kui meilide teel.
Välishindaja tööleht tundus lihtne ja loogiline, kõik vajalik oli kompaktselt ühel lehel. Exceliga võrreldes hõlbustab hindamise vaade tööd, kuna kõik on selgemalt koos ja korraga silmade ees (tõendid ja täiendavad tõendid on kõrvutatud). Tagasiside ei peagi olema kõrvutatud ja isegi on hea, et on lahus. Mida lihtsam on andmeid vormile sisestada, seda enam see kergendab välishindamise protsessi. Hindamise lehel olevad sisestuskastikesed on liiga väikesed, peab olema võimalus nende suurendamiseks, et ei peaks koguaeg scrollima.
Teine hindaja kasutab enda töös Exceli vormi ka isiklike tähelepanekute jaoks, kuhu märgib kõik endal tekkinud küsimused/märked nii positiivsed kui negatiivsed. Kui on ühine vorm, siis kõik välishindajad täidavad ühte kastikest. Kuidas eristada ja kuidas paistavad silmad tähelepanekud, mida peab täpsustama, varem Excelis sai erinevate värvidega eristada plusse/miinuseid, küsimusi jne. Võimalus inimestel tähelepanekud eraldi täita ja pärast konsensuskoosolekul info kokku panna, kui tõesti ühte vormi täita ei ole võimalik.
Kokkuvõtte lehel on oluline kuvada numbrilised hinnangud. Kui on liiga suur erinevus, siis peab kohe tuvastama kust selline suur erinevus tuleb.
Väishindajal on raske hinnata tulemusindikaatorite osa (tausta), kuna nemad ei tea tihti, kuidas küsitlusi on läbi viidud. Tulemusindikaatorite lehel peaksid olema kindlasti ära toodud x ja y väärtused, kuna alati ei mäleta, mis need olema peavad. Täpsustav info andmete kogumisel, võiks olla protsesside juhised, kuna on tihti täitmata.
Tähelepanu vajavad teemad
Välishindamise juhtimislaud – kas kuvame konkreetse välishindaja tulemusi ja/või hetkel hinnatavate KOVide varasemad hindamised?
Noortega kohtumine on välishindamises oluline osa (kuhu selle tagasiside võiks sisestada, kokkuvõttesse?).
Osalt soovitakse väga paindlikku vormi, samas oli arvamusi, et kui kõik hindamislehe väljad on kohustuslikud, siis ei oleks nii palju täitmata välju ja samas ei peaks nii palju välishindaja üle täpsustama.
Tõendid – Kairitile ei meeldi sõnastus. Mis oleks korrektne kasutada?
Suur küsimärk! Kuidas küsitluste tegemine saab korraldatud? Oli arvamusi, et küsitlused on kõige keerulisemad ja teistpidi, et küsitlused ise ei ole midagi rasket, pigem sellele järgnev vastuste analüüs.
Kairiti kommentaar, kui välishindaja on enesehindajale tagasiside saatnud, siis kas alaeesmärk 1.1 on vajalik enam kuvada?
KOV profiili all on arvud RR elukoha järgi?