2023-03-01 analüüsikoosolek

Osalejad

• HTM esindajad: Kairit Peekman, Merike Reiljan, Ilona Hallik, Kaire Soomets, Martti Martinson
• Tietoevry esindajad: Liisa Viljaste, Kati Rohtla, Raili Luumann

Teemad

• Süsteemi poolt edastatavad teavitused
  • Kas süsteemisisene postkast? Otse kasutaja e-mailile jne?
  • Disainisprindi ja eelanalüüsi tulemusel kirjeldatud teavitused
  • Teavituste kasutajaõigused

Arutelu/otsused

Süsteemi poolt edastatavad teavitused

Kas süsteemisisene postkast? Otse kasutaja e-mailile jne?

Oluline on, et teavitused saadetaks e-mailile. Lisaks võiks süsteemis olla nt töölaua esilehel uudisvoog/logi, kus kuvatakse viimaseid hindamisega seotud tegevusi. Süsteemisisese postkasti järgi hetkel vajadust ei ole. Osade teavituste puhul on vajadus saata neid ka sellistele e-mailidele, mis ei ole süsteemi kasutajate omad, nt KOV juhtkonna liikmetele. Edasise analüüsi käigus peab täpsustama, mis sel juhul e-mailiga kaasa pannakse - kas luuakse hindamise andmetest mingi PDF väljavõte või mõni muu lahendus.

Tuleviku funktsionaalsusena võiks kaaluda ka varianti, et kasutaja saab ise seadistada, millised teavitused saadetakse e-postile ja milliste muudatuste kohta ta saab ise süsteemist vaatamas käia hetke seisu. Kui ajasurve väga suur, siis võimalik ka kogu teavituste saatmise funktsionaalsus arenduses esimesest etapist välja jätta.

Disainisprindi ja eelanalüüsi tulemusel kirjeldatud teavitused

HTM koostas teavituste nimekirja disainisprindi ja eelanalüüsi põhjal. Iga teavituse juures tuleks ära märkida, et millised saadetakse e-mailile ja milliseid kuvatakse uudisvoos/logis. Samuti märgitakse ära, millised teavitused on esmajärjekorras vajalikud.

1. Uue enesehindamise alustamisel - hetkel seda vaadet ei ole veel disainitud, kuid eelanalüüsi käigus nähti, et seal võiks olla võimalus märkida, millist tuge võiks KOV hindamise käigus HARNOlt vajada. Teavitus HARNOle peaks toe vajaduse infot sisaldama.
2. Enesehindamise meeskonda liikmete lisamisel/kustutamisel
3. Tööde plaani uue tööülesande lisamisel või kui tööülesande tähtaeg hakkab saabuma/on möödunud. Tööde plaani töö lisamist iga meeskonnaliige teha ei peaks saama, tõenäoliselt peaks seda saama teha ainult meeskonna juht (võiks lahendada eraldi privileegiga). Teavitada ei ole vaja kui kasutaja lisab tööülesande iseendale.
4. Enesehindamise vormi välishindamisse saatmisel
5. Välishindamise meeskond enesehindamise meeskonnale hindamisandmete täpsustamiseks
6. Välishindamise meeskond annab enesehindamise meeskonnale  tagasisidet
7. Välishindamise meeskond kinnitab oma nõusolekut hindamisel osaleda
8. Hindamisplaani esitamisel ja kinnitamisel võiks olla võimalus teavituse saatmisel lisada e-maili aadresse, kellele teavitus peaks samuti edastama (st võimalus edastada teavitus ka sellistele e-mailidele, mis ei ole süsteemi kasutajatega seotud)
9. Konsensusseminari kalendrisse lisamisel saadetavaid teavitusi võib lahendada samamoodi nagu tööülesande lisamisel saadetavaid teavitus, st konsensusseminar on sisuliselt lihtsalt üks kalendrisse märgitav tööülesanne (tööülesandega seotud isikuid seal mitu)
10. Välishindamise külastus KOVi samuti sisuliselt kalendrisse märgitav tööülesanne, millega seotud mitu isikut
11. Välishindamismeeskonna eelkoosoleku kalendrisse lisamine samuti sisulisel kalendrisse märgitav tööülesanne, millega seotud mitu isikut
12. Hindamistulemused on valmis
13. Parendustegevuste kavast teavitamine. Seda tegevust peaks saama teha korduvalt, sest parandustegevuste nimekiri on ajas muutuv. Teavituse saatmisel peaks olema võimalik seda edastada ka nö kolmandatele osapooltele (sisestatavad e-mailid).

Võiks teha üldistuse, et alati kui lisatakse välishindamis meeskonnale tööülesanne, siis sellest ka välishindamis meeskonda teavitatakse. Teavituse sisus oleks siis näha ülesande sisuks märgitud tekst.

• • Ilona Hallik märgib teavituste nimekirjas ära, millised teavitused on prioriteetsemad ning lisab Excel faili Confluence'i. Märkisime sisu järgi prioriteetsemad teavitused ja mida vajadusel võib jätta hilisemaks. Samas nende puhul, mis on märgitud, et võib vajadusel hiljem teha, nende puhul peaks hindaga, kas mõni on prioriteetsetega samalaadne ja saame siiski teha. Näiteks kas koosolekud on samalaadsed tööülesannetega ja saame koosolekute nimetused süsteemis ära nimetada ja kasutaja saab vastava valida.

Välishindamismeeskonna lisab süsteemi KOV (lisab vajalikud isikukoodid, kellele tekib ligipääs hindamisele). Hindajate pädevuse kontroll toimub esialgu süsteemiväliselt. Tulevikus võib töökorraldus muutuda ja välishindamisemeeskonna koostamise kohustus võib liikuda näiteks HARNOle (st välismeeskonna liikmete lisamise funktsionaalsus peaks olema eraldi privileegiga).  Aja jooksul tekivad süsteemis andmed selle kohta, kes on hindamistega tegelenud ning mis mahus - tuleviku funktsionaalsusena võiks seega kaaluda ka välishindajate kohta andmete väljanäitamist KOV/HARNO kasutaja töölaua vaates. Seejuures oleks oluline kuvada ka infot, et mis on selle välishindaja pädevused. Välishindajal on oma töölaua vaates näha, millistes hindamistes ta on osalenud. Samuti tuleviku funktionaalsuse mõte oleks siis võimalus süsteemi kaudu saata konkreetsele välishindajale kutse hindamises osaleda või kõigile aktiivsetele välishindajatele teade, et otsitakse välishindajat.

Enesehindamise vormi välishindamisse saatmisel peaks olema kontroll, kas välishindamise meeskond on komplekteeritud. Täpne lahendus vajab edasist arutelu - välishindamise meeskonna suurus vähemalt 3 isikut on soovituslik, st hindajate arvu järgi seda kontrolli teha ei saa. Teine variant on lisada süsteemi võimalus märkida meeskond komplekteerituks.

Välishindamismeeskonna planeeritud tegevusi (mille kohta süsteem siis teavitus saadab) võiks sisestada välishindamise meeskonna juht.

• Kaire Soomets täpsustab kas välishindamise meeskonnal on eraldi juht või on juhiks sama isik, kes kogu hindamisprotsessi juhib.  NSilmas liita enesehindamise ja välishindamise meeskonna juhi rollid. Käsiraamatu järgi on mõlema meeskonna juhil roll meeskondade tegevuste koordineerimine ning infovahetus  ning konflikti  kahe rolli liitmiseha ei tohiks tekkida. Arutelu vajab, kas ka NSilma väliselt koondada kahe meeskonna juhi roll üheks (hindamisjuht). 
  

Teavituste kasutajaõigused

Teavituste arutelu käigus leiti, et HTM poolel võib olla vajadus mõndadele kasutajatele uudisvoogu/logi näidata ja mõndadele mitte näidata. Nt HTM poliitikakujundajatele on vajalik näha hindamise näitajaid, kuid mitte uudisvoogu/logisid. HTM kasutajatele, kelle tööülesandeks hindamise toetamine, võib olla jällegi vajalik uudisvoogu/logi näha.