2023-03-22 analüüsikoosolek

Osalejad

• HTM esindajad: Kairit Peekman, Merike Reiljan, Ilona Hallik, Kuldar Adel, Tuulikki Sillajõe, Reelika Pirk, Kaire Soomets
• Tietoevry esindajad: Liisa Viljaste, Kati Rohtla, Raili Luumann

Teemad

• Eelmisest korrast lahtiseks jäänud teemad
• Hindamisplaani vaade: https://www.figma.com/file/C2WEcl6vxM34BNvy0VQCel/NAPO?node-id=6407-16740&t=JB71UqYJtIM3Rnpq-4
  
  • Kas seda vaadet näevad kõik hindamise osalised? Enesehindamine ja välishindamine? Välised osapooled?
  • Kust tekivad hindamise etapid kalendrisse?
  • Kes saab täita hindamise eesmärkide kirjeldust?
  • Meeskonna liikmed ja nende lisamine
    • Meeskonna liikmeid kuvatakse kõigile kasutajatele, kellel õigus hindamisplaani vaadata ja lisamise nupp ainult vastava privileegiga kasutajale? Või peaks meeskonna liikmete vaatamiseks olema eraldi privileeg? Kas enesehindamise meeskond näeb ka välishindajaid?
    • Mis andmeid saab meeskonna liikme kohta lisada? Isikukood? Roll?
    • Kas profiilipilt vajalik?
  • Tööülesanded ja nende lisamine
    • Kas tööülesandeid  kuvatakse kõigile kasutajatele, kellel õigus hindamisplaani vaadata?
    • Mis andmed vajalik lisada? Töö pealkiri, täpsem sisu?, vastutaja(d), tähtaeg (kas ka algus?), tööülesande liik või mis etapiga ülesanne on seotud?
  • Tööülesande staatuse muutmine
    • Kes ja kust saab muuta?
  • Tööülesannete sektordiagramm - mis andmeid kujutab?
• Kas hindamise uudisvoog/logi peaks olema seotud ühe hindamisega? Või tulema töölauavaatesse kõigi hindamiste peale kokku?

Arutelu/otsused

Eelmisest korrast lahtiseks jäänud teemad

Käidi üle eelmisest korrast lahtiseks jäänud teemadega seotud otsused:

Lahtiseks jäi veel eelmisest korrast sisekeskkonnast avalikku vaatesse liikumise lahenduse visioon.

Sisekeskkonna menüüde osas täpsustati järgmised nõuded:

• Süsteemi üldseadistuste kaudu peaks olema võimalik lisada/muuta/kustutada menüüpunkte, sh peaks olema võimalik seadistada:
  • millistele lehtede/vaadete linke soovitakse menüüsse lisada,
  • milline peaks olema menüüpunkti tekst ja
  • millise õiguse/rolliga menüüpunkti näeb.

Järgmiste punktide osas olid otsused olemas:

• Kõikide aastate lõikes saab olla ainult üks nö poolik hindamine.
• Poolikut hindamist peab olema võimalik algseadistada (kõik senised hindamise andmed kustutatakse ja luuakse uus tühi hindamine).
  • Algseadistamisel peab süsteem kindlasti kasutajat hoiatama, et algseadistamisel kõik eelnevalt sisestatud andmed lähevad kaotsi.
• Poolikut hindamist kustutada ei ole võimalik (võimalik ainult algseadistada).
• Hindamisevormi andmed salvestatakse selle seisuga, millal hindamisevormi täitmist alustati.
  • Hindamise käigus peab olema võimalik kasutajal hindamisevormile automaatselt toodavaid andmeid uuendada.
  • Andmete juures on vajadus kuvada:
    • kust andmed pärinevad,
    • mis kuupäeva seisuga andmed on,
    • millal on tulemas uued andmed.

• Kui kasutaja kinnitab hindamisplaani, siis süsteem saadab Harnole automaatse teavituse, et on koostatud uus noosootöö kvaliteedi hindamise hindamisplaan.
  • Teavituse sisus on välja toodud ka toevajadus Harnole.
• Juba lõppenud hindamisi peaks töölaual kuvama ühe lingina.

• Lahtiseks jäi kuidas täpsemalt muuta KOV töölaua menüü loogikat, kui korraga võib olla ainult üks poolik hindamine ja lõpetatud hindamistele võiks viidata ühe lingina.  VASTUS: Töölaua menüü jääb lahtiseks hetkel. Võiksime kuvada etappidena menüüs, ajagraafikus, tööülesannetes (tegevustes). Etapid = (1)hindamise planeerimine (tegevused  A: meeskonna loomine, B:koolitumine), (2)enesehindamise läbiviimine, (3)välishindamise läbiviimine, (4) parendustegevuste kava kokkuleppimine. Meeskonna moodustamine on tegevus (planeerimine all aga rangelt siduda ei ole vaja).  KOV võiks saada etapi alla tegevusi lisada, see aitaks teda planeerimisel. KOV loodud tegevused on seotud konkreetse hindamisega  ja need ei kandu üle järgmise perioodi hindamise vormile ja neid ei kuva teiste kasutajate valikutena. Küsimus: Kui kasutaja saab liikuda erinevates hindamiskeskkondades , kas on vajalik tagada vaade/teadmine, mis moodulis ta hetkel viibib? St kuskil oleks see üheselt sõnastatud ja erinevate rollide/staatuste vahel liikudes oleks see silmade ees.
• Unknown User (kuldar.adel) Ilona Hallik Kaire Soomets leppivad kokku töölaua menüü ja nimetused. 14 Apr 2023 

Hindamisplaani vaade: https://www.figma.com/file/C2WEcl6vxM34BNvy0VQCel/NAPO?node-id=6407-16740&t=JB71UqYJtIM3Rnpq-4

Kas seda vaadet näevad kõik hindamise osalised? Enesehindamine ja välishindamine? Välised osapooled?

Hindamisplaani peaksid nägema ilmselt nii enesehindamise meeskonna liikmed, kui ka välishindamise meeskonna liikmed ja ka enesehindamise meeskonna juht - st kõik meeskonna liikmed. Välishindamise meeskonna liikmed peaks nägema hindamiseplaani kohe peale seda kui nad hindamisse lisatakse - st näevad hindamisplaani ka juhul kui hindamine ei ole veel välishindamise etappi jõudnud.

• Jäi lahtiseks kas välishindamise meeskonna liikmed/enesehindamise meeskonna liikmed/Harno kasutajad näevad hindamisplaani vaates kõiki andmeid/vaate komponente samamoodi või on seal mingeid erisusi, nt ei näe välishindamise meeskonnaliikmed enesehindamise meeskonnale suunatud tööülesandeid. VASTUS: Hindamise meeskonnana kuvab süsteem enese- ja  välishindajaid + tuleb ära markeerida välishindajad. Meeskonna listis ei kuvata vaatlejaid. 

Meeskonnad võiksid olla eraldi, st välishindamise meeskond ja enesehindamise meeskond. Mõlemad meeskonnad näevad mõlemaid komponente. Tööülesande ja kalendri kuvamine mõlemal aga kuvatakse vaid enda meeskonna või ühiseid tööülesandeid ja sündmusi.

Lisaks võib olla vajadus lisada KOV vaatlejale ligipääs hindamisele - KOV vaatleja ei ole otseselt meeskonna liige ning ei saa hindamise andmeid muuta, kuid võiks näha hindamisega seotud andmeid. Seda rääkisime kasutajarollide osas, et sellist vaataja rolli oleks võimalik lisada. 

Kust tekivad hindamise etapid kalendrisse?

Hindamisplaani koostamisel peaks olema võimalik iga hindamise etapi kohta märkida selle algus ja lõpp, mida siis kuvatakse hindamisplaani etappide kalendris. Hindamisplaani etappide kalendrit peab olema võimalik hindamise jooksul muuta.

• Jäi lahtiseks kas hindamisplaani etappide kalendrisse saab kasutaja lisada ainult eelnevalt määratud hindamise etappe (meeskonna moodustamine, andmete kogumine, enesehindamine, välishindamine ja parendustegevuste kava) ja nende kestust või peaks tal olema võimalik ka ise sinna etappe defineerida? VASTUS: Etappide alla tulevad tegevused etteantud valikuga, samas on KOVil võimalik ka ise tegevusi lisada. Loodud tegevused on seotud konkreetse hindamisega  ja need ei kandu üle järgmise perioodi hindamise vormile. VASTUS: Etapid on eelnevalt määratud: Hindamise planeerimine, enesehindamine, välishindamine, parendustegevuste kava. Etappe kasutaja ise juurde lisada ei saa. Tööülesanded koosnevad olemasolevatest valikutest ja kasutaja saab ka ise lisada.
• Jäi lahtiseks kas tööülesandele peaks saama märkida ka etappi, millesse ta kuulub. Selle põhjal oleks võimalik näiteks etappide kalendrist avada valitud etapiga seotud tööülesannete nimekiri ja kes nendega seotud on. Mõne etapiga, nt meeskonna moodustamine, ei pruugi ühtegi tööülesannet seotud olla - st tööülesannete kalendris selle etapiga seotud ülesandeid ei ole, kuid etappide kalendris peaks see etapp siiski näha olema. Kui aga etapiga seotud tööülesanne läheb planeeritud etapi kestvusest välja, siis kas peaks etapi kestvust selle võrra korrigeerima? VASTUS:  Tegevuse lisamise vormil valib kasutaja etapi (rippmenüüst), seejärel etteantud tegevuse tööülesande (tegevuse) (rippmenüüst) või lisab ise uue valiku (rippmenüüs lisamise võimalus).  Etapi /tööülesannete/tegevuste valimise võimalusi etapi valikuga süsteemi tagatoas lukku ei pane. St tööülesandeid konkreetsessse etappi süsteemselt ei määra. Tööülesanded/tegevused nimekiri ei ole veel paigas. Valikus on kindlasti: meeskonna moodustamine, andmete kogumine, töökoosolek, KOV külastus.
• Unknown User (kuldar.adel) Ilona Hallik Kaire Soomets leppivad kokku esialgse nimekirja tegevustest. 14 Apr 2023 

Meeskonna liikmed ja nende lisamine

Mis andmeid saab meeskonna liikme kohta lisada? Isikukood? Roll?

Uue liikme lisamisel peaks saama rolli valikust lisada talle enesehindaja, välishindaja ja enesehindamismeeskonna juhi rolli.

Jäi lahtiseks kas peale isikukoodi ja rolli on veel mingeid andmeid mida meeskonna liikme kohta peaks saama lisamisel määrata. VASTUS: 

Hindamisplaani vormil kuvame eesnimi, perenimi, asutus, ametikoht ja kas tegemist on välishindaja, enesehindaja või enesehindamise juhiga. Enesehindamismeeskonna ja välishindamismeeskonna lisamine ja kuvamine eraldi komponendid.

Lisamisel: 

Kas profiilipilt vajalik?

Profiilipilt võiks olla üles laetava faili asemel mingi süsteemi poolt genereeritav ikoon, mille värvi/kujundi/kuvatavate initsiaalide vms alusel oleks võimalik kasutajaid kergemini üksteisest eristada. Sama ikooni või värviga tähistust, saaks kasutada ka tööülesannete kalendris erinevate kasutajate tööülesannete märkimiseks.

Tööülesanded ja nende lisamine

Mis andmed vajalik lisada? Töö pealkiri, täpsem sisu?, vastutaja(d), tähtaeg (kas ka algus?), tööülesande liik või mis etapiga ülesanne on seotud?

• Jäi lahtiseks mis andmestikku saab tööülesande kohta lisada/muuta/vaadata. Hetkel disainidel näha ainult tööülesande pealkiri ja vastutaja ning kalendrivaates tähtaeg, kuid võib-olla vajalik lisamisel veel andmeid määrata ja et kasutajal oleks võimalik ka seda tööülesandega seotud detailsemat andmestikku vaadata (töö täpsem sisu?, kas vastutajaid võib olla mitu? - nt ülesanne ühiseks aruteluks, töö algusaeg?, tööülesande liik? - konsensusseminar, külastus vms,  mis etapiga ülesanne on seotud?). Samuti saaks samas vaates siis ka tööülesande staatust muuta. VASTUS:  Vajab arutelu: kas tööülesanne ja tegevus on üks ja sama asi või erinevad asjad? Tööülesande tunnused on omanik + tähtaeg. Tegevuse on protsess, mille sees võib olla mitu tööülesannet. 

• Kas süsteemis peaks olema nö eelgenereeritud tööülesanded, mida justkui kõikide hindamiste puhul on kohustuslik/soovituslik täita? Ning lisaks siis täiendavate tööülesannete lisamise võimalus, mida antud hindamise raames soovitakse veel lisaks planeerida. VASTUS: Kohustuslikuks ei tee midagi VASTUS: Tööülesandel /tegevus on püsiv pealkiri (näiteks andmete kogumine) + algusaeg + tähtaeg + tegija/omanik. Tööülesande/tegevuse täpsustus lisatakse tegevuse/tööülesande kirjeldusega.  Võimalikud tööülesanded/tegevused: andmete kogumine, meeskonna moodustamine, töökoosolek, koolitus. Ilona  vaatab käsiraamatust 

Tööülesande staatuse muutmine

Kes ja kust saab muuta?

• Jäi lahtiseks, milliseid staatuseid üldse tööülesannetel on. Kas lisaks "Töös" ja "Tehtud" staatustele peaks olema ka eraldi staatus töödele, millega ei ole veel algust tehtud või ei saa veel alustada? VASTUS: Valikud: alustamata, tööd, tehtud.
• Kas tööülesande staatust saab muuta ainult tööülesande eest vastutav isik? VASTUS: Jah + protsessijuht (st enesehindamise meeskonna juht)

Tööülesannete sektordiagramm - mis andmeid kujutab?

• Sektordiagrammi algne mõte oli visualiseerida kui kaugele hindamisprotsessis jõutud on. Vaja on täpsustada, mis andmete pealt seda kuvada. VASTUS:  Alternatiiv on sektordiagrammi asemel lisada n-ö aegjoon (RTIP näitel), mis kuvab protsessi kulgemist ja ajajoonel tekkivaid ülesannete  tähtaegu + omanikke. Otsustasime, et hindamisplaani lehel, kohe pealkirja all, kuvada nö aegjoont ja protsessi läbimine vastavalt etappidele ja tegevustele. Ideaalis võiks protsessi hetkeseisu kujutada jooksev mees (midagi noortepärast ja lõbusat).

Kas hindamise uudisvoog/logi peaks olema seotud ühe hindamisega? Või tulema töölauavaatesse kõigi hindamiste peale kokku?

• Pigem võiks hindamiste uudisvoog/logi olla töölaua vaates, et välishindaja näeks logis kõigi hindamiste koondit. Täpsemaks lahenduseks vaja arutada kuidas muutub töölaua vaade. VASTUS: Süsteem võiks tuua konkreetse kasutajaga seotud teavitused ühte kohta kokku. 
  
• Lisaks puudutati küsimust, et kui kasutaja on enda omavalitsuses enesehindamise meeskonna juht ja lisaks välishindaja, siis milline oleks selle kasutaja jaoks süsteemi sisenemisel esmane vaade. Seda teemat samuti vaja tulevikus läbi rääkida. VASTUS: Haridussilma ülene teema.